Für kleine Betriebe und KMU
Automatisierung mit KI
Wiederkehrende Abläufe laufen von selbst. Und wo bisher ein Mensch lesen, zuordnen oder antworten musste, übernimmt das die KI.
Erklärt
Was ist das eigentlich?
In fast jedem Betrieb gibt es Arbeit, die niemand gelernt hat und trotzdem jeden Tag erledigt: Anfragen lesen und weiterleiten, Daten in eine Tabelle tippen, dieselbe Frage zum zehnten Mal beantworten, an eine offene Rechnung erinnern.
Wir bauen daraus einen festen Ablauf. Ein Ereignis löst ihn aus, etwa eine neue Anfrage, und danach passiert der Rest in der richtigen Reihenfolge. Die Schritte, für die man bisher einen Menschen brauchte, weil jemand einen Text verstehen oder eine Antwort formulieren muss, übernimmt die KI.
Sie müssen dafür keine neue Software einführen. Wir arbeiten mit dem, was bei Ihnen läuft: E-Mail-Postfach, Kalender, Tabellen, Buchhaltung, Kundenverwaltung, Shop. Und wir legen mit Ihnen fest, an welchen Stellen weiterhin ein Mensch entscheidet.
Programme verbinden
Daten wandern von selbst von einem Programm ins nächste. Niemand tippt mehr etwas doppelt ein.
KI liest und antwortet
Die KI versteht Anfragen, ordnet sie zu, holt fehlende Angaben ein und formuliert Antworten aus Ihren Inhalten.
Sie behalten die Kontrolle
Wichtige Schritte geben Sie selbst frei. Bei Unsicherheit übergibt der Ablauf an Ihr Team.
So sieht das aus
Abläufe aus dem Alltag
Beispiele, wie wir sie für kleine Betriebe und KMU typischerweise umsetzen. Ihr Ablauf wird auf Ihren Betrieb zugeschnitten.
Von der Anfrage zum Angebot
- AuslöserNeue Anfrage per Formular oder E-Mail
- Schritt 1KI liest die Anfrage und erkennt das Anliegen
- Schritt 2Kontakt und Angebotsentwurf werden angelegt
- Schritt 3Sie prüfen und geben frei
- ErgebnisAngebot geht raus, Nachfass-Erinnerung ist gesetzt
- Bisher
- Anfragen werden von Hand abgetippt, Angebote einzeln zusammengestellt.
- Nachher
- Kein Abtippen mehr. Der Entwurf liegt bereit, Sie geben nur noch frei.
Kundenanfragen rund um die Uhr
- AuslöserFrage im Chat auf Ihrer Website
- Schritt 1KI-Assistent antwortet aus Ihren Inhalten
- Schritt 2Fehlende Angaben werden nachgefragt
- Schritt 3Bei Unsicherheit: Übergabe an Ihr Team
- ErgebnisKunde hat eine Antwort, Sie haben eine saubere Notiz
- Bisher
- Fragen bleiben bis zum nächsten Werktag unbeantwortet.
- Nachher
- Antwort auch außerhalb der Öffnungszeiten, bei Bedarf mit Übergabe an Ihr Team.
Rechnungen und Zahlungserinnerungen
- AuslöserAuftrag wird als erledigt markiert
- Schritt 1Rechnung wird erstellt und versendet
- Schritt 2Zahlungseingang wird überwacht
- Schritt 3Freundliche Erinnerung nach Ablauf der Frist
- ErgebnisBeleg liegt fertig in der Buchhaltung
- Bisher
- Rechnungen schreiben und offene Posten nachhalten kostet jede Woche Zeit.
- Nachher
- Rechnung und Erinnerung gehen von selbst raus, nichts bleibt liegen.
Terminvergabe ohne Telefon
- AuslöserTerminwunsch per Chat oder E-Mail
- Schritt 1KI klärt Anliegen und Dauer
- Schritt 2Freie Zeiten aus Ihrem Kalender werden angeboten
- Schritt 3Termin wird eingetragen und bestätigt
- ErgebnisTermin steht, Erinnerung geht automatisch raus
- Bisher
- Termine werden am Telefon abgestimmt, oft mit mehreren Rückrufen.
- Nachher
- Kunden wählen selbst eine freie Zeit, das Telefon bleibt frei.
Neue Mitarbeitende einrichten
- AuslöserEintrittsdatum steht fest
- Schritt 1Zugänge und Postfach werden beantragt
- Schritt 2Unterlagen gehen zur Unterschrift raus
- Schritt 3Aufgaben für die erste Woche werden verteilt
- ErgebnisAm ersten Tag ist alles vorbereitet
- Bisher
- Vor jedem Eintritt wird dieselbe Checkliste von Hand abgearbeitet.
- Nachher
- Die Vorbereitung startet von selbst, sobald das Eintrittsdatum feststeht.
Internes Wissen auf Nachfrage
- AuslöserMitarbeitende stellen eine Frage
- Schritt 1KI durchsucht Anleitungen und Dokumente
- Schritt 2Antwort mit Verweis auf die Quelle
- Schritt 3Lücken im Wissen werden gemeldet
- ErgebnisWeniger Rückfragen, schnellere Einarbeitung
- Bisher
- Dieselben Fragen landen immer wieder bei denselben Personen im Team.
- Nachher
- Antworten sind sofort auffindbar, mit Verweis auf die Quelle.
Passt zu Ihnen
Lohnt sich, wenn …
- dieselben Daten an mehreren Stellen von Hand eingetragen werden
- dieselben Fragen immer wieder gestellt werden
- Anfragen liegen bleiben oder außerhalb der Öffnungszeiten eingehen
- Abläufe davon abhängen, dass eine bestimmte Person daran denkt
Ehrlich gesagt
Wo die Grenzen liegen
- Ein Ablauf, der jedes Mal anders ist, lässt sich nicht sinnvoll automatisieren. Dann sagen wir das auch.
- KI kann sich irren. Deshalb begrenzen wir ihre Themen und bauen eine Übergabe an Menschen ein.
- Rechts-, Steuer- oder Gesundheitsberatung überlassen wir keiner KI.
- Programme ohne Schnittstelle können wir nur eingeschränkt anbinden. Das klären wir vor dem Angebot.
Aus der Praxis
Hausverwaltung
Für Hausverwaltungen haben wir aus diesem Vorgehen eine fertige Lösung gebaut: Meldungen von Mietern und Handwerkern werden eingeordnet und als Entwurf vorbereitet. Verschickt wird erst, wenn der Sachbearbeiter freigibt.
Für Handwerksbetriebe gibt es einen eigenen Büro-Assistenten: Anfragen, Belege, offene Rechnungen und Prüftermine.
Dringend
Frage zur Nebenkostenabrechnung
Abrechnung · Entwurf: Eingang bestätigen, Prüfung ankündigen
Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
In der Regel nicht. Wir verbinden die Programme, die Sie bereits nutzen. Nur wenn ein Programm sich gar nicht anbinden lässt, besprechen wir Alternativen.
Woher weiß die KI, was sie antworten soll?
Aus den Inhalten, die Sie freigeben: Texte Ihrer Website, Preislisten, Anleitungen, häufige Fragen. Was dort nicht steht, beantwortet sie nicht, sondern gibt an Ihr Team weiter.
Was passiert, wenn die KI etwas Falsches antwortet?
Wir grenzen die Themen ein, zu denen die KI antworten darf, und testen vor dem Start mit echten Fällen. Bei allem, was darüber hinausgeht, übergibt sie an einen Menschen. Wichtige Schritte wie Angebote geben Sie weiterhin selbst frei.
Merken Kunden, dass sie mit einer KI schreiben?
Das legen wir mit Ihnen fest. Wir empfehlen, den Assistenten klar als digitalen Assistenten zu kennzeichnen.
Was passiert, wenn ein Ablauf einmal hängt?
Jeder Ablauf bekommt eine Fehlerbenachrichtigung. Bleibt ein Schritt stehen, werden Sie oder wir informiert.
Wo liegen unsere Daten?
Das legen wir vor dem Start gemeinsam fest. Wo es möglich ist, setzen wir auf Hosting in der EU, halten die Datenwege kurz und dokumentieren sie für Sie.
Erstgespräch
Wo geht in Ihrem Betrieb Zeit verloren?
Schildern Sie uns einen Ablauf, der Sie regelmäßig aufhält. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich Automatisierung dafür lohnt.